Hallo hjs.
Richtig.
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hjs schreibt:
Sehr häufig werden aber elektronische Rechnungen als PDF ohne Signatur versandt und der Empfänger hat keine Hard-/Softwarelösung zur "Unveränderbarkeit". Dann könnte der Empfänger ein Problem mit dem Prüfer der Finanzverwaltung bekommen und das wollen wir doch alle nicht.. |
Aber:
Es gibt keine Vorschrift, welche "Farbe" im Dokument vorschreibt. Wenn zB ich Dir eine Mail senden würde, die einecunsignierte PDF (keine PDF/A) enthällt, ist diese Mail nach aktueller Rechtsauffassung "nur eine Hülle". Die PDF darin muss "gesichert" werden. Die Mail selbst ist egal, da nur ein Transportmedium (ähnlich wie ein Briefumschlag mit Poststempel, der ja auch nicht aufbewahrt werden muss, sondetn nur dessen Inhalt).
Prinzipiell könnte folgendes getan werden:
1. Erhalt einer notmalen PDF als Anhang per Mail
2. Ausdrucken (es ist ja nicht nachweisbar, wer nun gedruckt hat und dass das Dokument NICHT per Briefpost kam)
3. Selbst wenn man nur einen SW-Drucker hat, spielt das keine Rolle, da auch der Absender "zufällig" in SW gedruckt haben kann. Es gibt keine Vorschrift, das ein farbiges Dokument in SW ungültig wird (Scans werden immer in SW vorgenommen und sind gültig).
4. Die PDF löschen, die Mail löschen; es gibt dann keinen Nachweis mehr
5. Dem Prüfer sage ich: Kam alles per Post; mal in Farbe und mal in SW und gebe ihm den Ordner
Da es sich, wer sich mit dieser Thematik beschäftigt, bestimmt nicht um ein "Large Enterprise" handelt, sehe ich das so als völlig ok an.
Wohl bemerkt: Genau mit dieser Handlungsweise gab es noch nie Probleme bei einer BP. Bei einem Large Enterprise würde ich es nicht tun, aber die haben meistens auch keine Probleme damit, "Multimillionen teure Archivsysteme" anzuschaffen die sich in ihr ERP einbindet.
Letzten endes fühlen sich auch einige Prüfer wie Gott und akzeptieren gar nichts. Aber die würden dann auch das "Haar in der Suppe" bei einem DMS finden.
Nochmals sorry, falls ich ggf. Formulierungen ungünstig gewählt haben könnte. Leider bin ich bei diesem Thema sensibilisiert, da es einige "Berater" gibt, die den Kunden verunsichern und sich dieser dann in ein nicht zwingend erforderliches Finanzrisiko stürtzt (der Kunde). Nur, weil manchmal mit Kanonen nach Spatzen geschossen wird.
--> Nein, das ist nicht auf Dich bezogen
Ich erlebe es leider immer wieder, das an dieser Stelle - besonders nach DSGVO - "Angst" herrscht und man dazu neigt, überzureagieren.
