Home / Forum / Allgemeine Foren / Sonstiges / Empfang elektronischer Rechnungen

Empfang elektronischer Rechnungen

Login  Registrieren  Suchen  User  Regeln 
Neues Thema in folgender Kategorie
Forum » Allgemeine Foren » Sonstiges
Seiten: 1 2 Nächste
Antworten
Empfang elektronischer Rechnungen, Rechnungen elektronisch empfangen und revisionssicher ablegen
1.
15.05.2019 12:58:56
Hallo Zusammen,

da ich im Internet irgendwie viele widersprüchliche Informationen finde, möchte ich mich nun an dieses Forum wenden, in der Hoffnung etwas mehr Klarheit zu erhalten.

Das Unternehmen, für das ich in der Buchhaltung arbeite empfängt Rechnungen vorrangig noch per Post, da nicht sicher ist, ob E-Rechnungen revisionssicher abgelegt werden können. Es kommen natürlich auch Rechnungen per E-Mail (i.d.R. als PDF angehängt), welche wir dann in einem Ordner ablegen, in welchem keine Änderungen vorgenommen werden können.

Meine Frage ist nun, ob das ausreicht. Ich habe gelesen, dass die Rechnungen als PDF a1.3. (oder so) als nicht veränderbar gelten. Würde es also reichen, wenn ein Lieferant mir die Rechnung in diesem Format zusendet und ich diese ablege oder müssen sonst noch Voraussetzungen erfüllt sein?

Ich danke herzlich vorab für IHre Rückmeldungen :)

MfG
sfo
 
 
2.
16.05.2019 10:51:53
Aus deinem Beitrag wird mir nicht klar, worauf du genau hinaus möchtest. Üblicherweise werden die E-Mails archiviert, da praktischerweise, viel aufzubewahrender Geschäftsschriftverkehr vorliegt. Damit erübrigt sich der rest, da die Ursprungsemail, in eine RE eingangen ist, aufgebwahrt wird.

Alles andere hängt von den daran anschließenden Prozessen ab.
 
 
3.
16.05.2019 14:12:00
Hallo Hans,

bei uns im Unternehmen wird meist nur die PDF Datei aufbewahrt, da in der E-Mail meist nichts steht außer: "Anbei Ihre Rechnung." oder Ähnliches. Also wollen wir unseren Speicher nicht unnötig mit nichtssagenden E-Mails vollknallen :)

Meine Frage ist daher ob es ausreicht, die elektronische Rechnung (also die PDF) einfach in einem Ordner abzulegen.

Grüße
SFO
 
 
4.
02.09.2019 14:03:09
Hallo,
nach den GoBD muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit eines elektronisch übermittelten Dokuments gewährleistet sein. Zur Unversehrtheit (anderes Wort: „Unveränderbarkeit“) besagen die GoBD in Rz. 110 (Auszug): "Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen … kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."
Folglich muss, damit die Ordnungsmäßigkeit nach den GoBD erfüllt ist, der Empfänger des elektronischen Dokuments eine Hard- und Software einsetzen, die zeitgleich mit dem Empfang des elektronischen Dokuments eine Speicherung herbeiführt, die nicht mehr verändert werden kann. Das vorläufige Abspeichern auf einer Festplatte und die anschließende manuelle Sicherung auf eine CD/DVD erfüllt z.B. diese Voraussetzung nicht, da zwischen dem Empfang und der manuellen Sicherung auf der CD/DVD Änderungen möglich wären. Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, dass eventuelle Veränderungen protokolliert ist zulässig. Allerdings muss dieses Dokumenten-Management-System so funktionieren, dass der Empfänger des Dokuments keine Möglichkeit hat, die Protokollierung zu umgehen.
Grüße
hjs
 
 
5.
02.09.2019 14:09:45
Hallo,
nach den GoBD und auch anderen Vorschriften (z.B. bei Rechnungen A. 14.4 (4) UStAE) muss zur Feststellung der Echtheit der Herkunft ein innerbetriebliches Kontrollverfahren angewendet werden, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet oder das Dokument per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wurde. Wurde das Dokument per eMail übersandt, stellt sich zuerst die Frage, ob die eMail aufbewahrt werden muss. Die GoBD dazu in Rz. 121 (Auszug): "Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."
Folglich ist zu beachten: Wenn das Dokument nicht nach dem EDI- bzw. Signaturverfahren übersandt wurde, enthält die eMail weitergehende Informationen und kann dann nicht vernichtet werden, sondern ist aufzubewahren. Die GoBD dazu in Rz. 129 (Auszug): "Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig … Beispiele … Umwandlung von PDF/A-Dateien ab der Norm PDF/A-3 in ein Bildformat (z. B. TIFF, JPEG etc.), da dann die in den PDF/A-Dateien enthaltenen XML-Daten und ggf. auch vorhandene Volltextinformationen gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird … Der Steuerpflichtige muss dabei auch berücksichtigen, dass entsprechende Einschränkungen in diesen Fällen zu seinen Lasten gehen können (z. B. Speicherung einer E-Mail als PDF-Datei. Die Informationen des Headers [z. B. Informationen zum Absender] gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie der tatsächliche Zugang der E-Mail erfolgt ist)."
Zu beachten: Wurde also das Dokument per eMail übersandt, gehört zur Auswertung der Echtheit der Herkunft auch das Abprüfen des eMail-Headers. In jedem eMail-Programm kann man sich den eMail-Header ansehen (z.B. Menüpunkt „Kopfdaten anzeigen“ oder „Nachrichtenquelltext anzeigen“). Ganz wichtig ist hier das Datum und die Uhrzeit der Übermittlung an den Server des Empfängers, denn erst zu diesem Zeitpunkt ist er im Besitz des Dokuments. Zum Beispiel kann aus einer Rechnung erst zu diesem Zeitpunkt nach § 15 (1) Nr. 1 UStG der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden (beim Monatswechsel beachten !).
Grüße
hjs
Bearbeitet: hjs - 02.09.2019 14:11:10 (Schreibfehler)
 
 
6.
02.09.2019 17:12:32
Ich sag ja, das einfachste ist, bspw. Outlook zu Archivieren. Entweder machst du regelmäßige Backups oder hälst einfach entsprechende Kapazität vor. Du kannst dann mit dem PDF mehr oder weniger machen was du möchtest (geordnete Ablage), weil du immer sagen könntest "wer ein problem mit dieser hier und dort abgelegten PDF hat, kann jederzeit in meinem E-mail Archiv stöbern und sich davon überzeugen, dass dieses  abgelegte Dokument genau dem entspricht was an Tag XY hier eingegangen ist".

Das ist schon ein ziemlich kräftiger Anscheinsbeweis, außer da kommen  wirklich erschiedene fragwürdige Geschäftsvorfälle / Buchungen / Belege zu Tage, die ein Prüfer findet.

Pragmatisch denken ;)
 
 
7.
04.09.2019 04:52:22
Hallo.

Zu Unterscheiden ist, um was für eine "elektronische" Rechnung es sich handelt.

Wenn es sich zB um ein PDF-Dokument handelt, das nur im Anhang zu eiber eMail versendet wird, muss dieser ganze "Mist" nicht beachtet werden, da das Dokument durch Ausdruck zum Beleg wird. Selbst die eMail dazu muss nicht einmal archiviert werden.

Besonders nützlich hierbei ist sogar das in Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden entwickelte spezielle PDF-Dokument "ZugPferd", welches einen zusätzlichen Layer enthält und dem PDF/A ähnelt.

PDF/A reicht jedoch völlig aus, da hier keinerlei Manipulationen durchgeführt werden können.


Wenn die elektronische Rechnung jedoch zB nur eine einfache Mail ist, in der die Rechnungsdaten stehen, dann muss der ganze "Kram" natürlich vollständig eingesetzt werden.

Daher: Am besten nur elektronische Rechnungen akzeptieten, wo die Mail nur quasi als Briefumschlag genutzt wird und die eigentliche Rechnung ausschließlich als PDF/A oder "ZugPferd" Dokument als Anhang beigefügt wird.

Hierz gab es auch mal ein BMF-Schreiben ... gabe es aber nicht zur Hand.

Begründung seitens BMF war ungefähr so:
Der Versand eines PDF ist prinzipiell zum Ausdruck bestimmt und daher funguert die EMail für das PDF in gleicher Weise, wie die Papierrechnung in einem Briefumschlag. Es ist nur eine Verpackung.
 
 
8.
04.09.2019 12:11:44
Hallo,
sorry, die GoBD besagen in Rz. 119 (Auszug):
"Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format …"

Also ausdrucken allein reicht nicht !!!

Die Aussage "PDF/A reicht jedoch völlig aus, da hier keinerlei Manipulationen durchgeführt werden können" ist nicht richtig. Bitte übermittle mir doch mal einen Demo-Text, den Du als PDF/A abspeicherst. Ich verändere Sie dann, um zu zeigen, dass das sehr einfach geht. Du kriegst dann die Datei zurück. Ich will hier keinesfalls Beihilfe zur Steuerhinterziehung begehen, sondern nur zeigen, dass Deine Aussage nicht zutrifft. Genau deshalb verlangen die GoBD ja die Archivierung und zwar "unveränderbar".

Grüße
hjs
 
 
9.
04.09.2019 13:00:39
Diese überinterpretation der GoBD würde ich erst nachgeben, wenn ich bewusst anfange meine Buchungsbelege zu fälschen oder bestimmte Unternehmensgrößen übersteige. In der Realität kannst du alles ausdrucken und stellst dem Betriebsprüfer den A4 Ordner hin. Wenn die Buchführung in sich schlüssig ist und kein Grund zur Beanstandung gibt, ist dem Gesetz genüge getan. Realität und Praxis tausender KMUs in Deutschland. Selbstverständlich steigen mit zunehmender Betriebsgröße/Umsatz die Anforderungen und Erwartung. Ich bezweifel, dass der Threadersteller CFO eines mDAX Unternehmens ist.

Praktikerlösung für KMU: E-Mail Archivierung.
Bearbeitet: hans123 - 04.09.2019 13:06:35
 
 
10.
04.09.2019 13:25:45
Hallo.

Ohne jetzt ein *Bashing" zu betreiben, aber das ist leiter Unsinn.
Du kannst PDF/A nicht unnachweisbar manipilieren.

Und darum geht es. Um die Nachweisbarkeit einet Manipilation.

Verzeih mir: Aber hier werden Äpfel mit Birnen verglichen. Leider sind öffentliche Links unerwünscht und werden seitens der Redaktion entfernt.

Jedoch: https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/archivierung-von-e-mails-und-elektronischen-rechnungen_186_335242.html
 
 
 
Seiten: 1 2 Nächste
Antworten
User, die dieses Thema lesen. (1 Gäste, 0 registrierte User, 0 versteckte User):
Anzeige
Nützliche Excel-Tools

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_290px.jpg

Excel Dashboard Baukasten für das Projektmanagement
Zahlreiche fertig vorbereitete Module, Grafiken und Übersichten, die leicht individuell angepasst und zu beliebigen Dashboards für Präsentationen, Reporting oder das Projektcontrolling zusammengestellt.... mehr Infos >>

Preiskalkulation für Produkte u. Dienstleistungen

Branchenübergreifende Excel-Vorlagen zur einfachen Preiskalkulation und Angebotskalkulation für Selbständige. Separate Vorlagen für Produktgeschäft und Dienstleistungen (Stundensatzkalkulator). Preis- und Angebotskalkulation für Selbständige. mehr Infos >>

Excel-Projektmanagement-Paket

Professionelle Excel-Vorlagen für Ihr Projektmanagement Dieses Vorlagen-Paket enthält insgesamt 9 verschiedene Excel-Dateien für die Projektplanung und das Projektmanagement. Alle Dateien sind einfach zu bedienen, können vom Nutzer beliebig angepasst werden. mehr Infos >>

Weitere Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige
Excel-Vorlagen-Markt.de

Stellenanzeigen

Buchhalter / Finanzbuchhalter (m/w/d)
Stellen Sie sich vor, Sie sind Teil eines bodenständigen Unternehmens, das seit 1936 mit Herz und Verstand Landwirte, Gartenbauer und Gewerbetreibende begleitet. Wir legen viel Wert darauf, nah am Menschen zu sein: nah an unseren fast 600 Mitarbeitenden und nah an unseren Mandantinnen und... Mehr Infos >>

Teamlead Finance & Accounting (m/w/d)
Was als Zusammenschluss bedeutender Getränkehändler und Logistiker begann, hat sich nun zu einem starken Unternehmen entwickelt. Egal ob Berufseinsteiger, Berufserfahrener, Quereinsteiger, Schüler oder Student, der Unternehmenserfolg von Splendid Drinks hat rund 1.400 Gesichter – Menschen, die si... Mehr Infos >>

Steuerfachangestellter / Finanzbuchhalter (m/w/d)
Die SVG Straßen­verkehrs­genossen­schaft Berlin und Brandenburg eG ist eine von derzeit 15 Straßenverkehrs­genossen­schaften im gesamten Bundesgebiet. Als rechtlich und wirtschaftlich selbständige Genossenschaft sind wir ein Mitgesellschafter der SVG Zentrale in Frankfurt am Main. Sie bündelt und... Mehr Infos >>

Experte Bilanzierung (m/w/d)
Die E.V.A., Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen, ist die geschäftsführende Holding- Gesellschaft der STAWAG, des Nahverkehrsunternehmens ASEAG und über 50 weiteren Tochter- und Beteiligungsgesellschaften. Mit rund 150 Mitarbeitenden erbringt die E.V.A. sämtliche Querschnittsfu... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter*in / Buchhalter*in (Schwerpunkt Anlagevermögen)
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungs­organisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungs­stellen im In- und Ausland Grundlagen­forschung auf natur- und geist... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d)
Sie suchen einen erfüllenden Job, der 365 mal im Jahr Sinn ergibt? Bewerben Sie sich bei der NGD! Erziehen – Fördern – Pflegen – Heilen … Mit rund 70-jähriger Erfahrung im sozialen Dienstleistungsbereich wirkt die Norddeutsche Gesellschaft für Diakonie mit ihren ca. 5.700 Mitarbeitenden in rund 3... Mehr Infos >>

Teamleitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
Sie sind ein versierter Zahlenexperte mit Führungstalent und suchen eine Aufgabe, in der Ihr Können wirklich geschätzt wird? Das bieten wir Ihnen: Polstermöbel Fischer zählt mit rund 250 Mitarbeitenden zu den großen Polstermöbel-Filialunternehmen in Deutschland mit dem Ziel die Nr. 1 zu sein! Wir... Mehr Infos >>

(Senior) Accountant / Finanzbuchhalter (m/w/d)
Die Vidal MMI Germany GmbH (Vidal MMI) ist ein E-Health-Unternehmen, welches medienübergreifende Arzneimittelinformationssysteme und IT-Lösungen für Ärzte, Kliniken und Apotheken sowie weitere Leistungserbringer im Gesundheitswesen erstellt. Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-2.jpg       
Die E-Rechnung ist ab 2025 Pflicht: Tipps zur Umsetzung!
Ab 1.1.25 gelten zahlreiche gesetzliche Neuregelungen zur Umsetzung der E-Rechnung im B2B-Bereich. Bei der Umsetzung gibt es aber häufig noch viele Detail- und Praxisfragen. Im Webinar der Haufe Akademie erhalten Sie einen Überblick über alle wesentlichen Neuerungen und Anwendungshinweise zur neuen E-Rechnungspflicht.  Mehr Infos >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.

Excel-Tool Bilanz- und Erfolgsanalyse

Bilanzanalyse-Tool 290px.jpg
Aus Bilanz und G+V werden alle gängigen Bilanz- und Erfolgskennzahlen errechnet und versucht, die Bewertung der Zahlen mit den Ampelfarben grün, gelb und rot deutlich zu machen. Die Ableitung bzw. Berechnung der Kennzahlen wird ausführlich dargestellt.

Jetzt hier für 34,- EUR downloaden >>
Nützliche Excel-Tools

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_290px.jpg

Excel Dashboard Baukasten für das Projektmanagement
Zahlreiche fertig vorbereitete Module, Grafiken und Übersichten, die leicht individuell angepasst und zu beliebigen Dashboards für Präsentationen, Reporting oder das Projektcontrolling zusammengestellt.... mehr Infos >>

Preiskalkulation für Produkte u. Dienstleistungen

Branchenübergreifende Excel-Vorlagen zur einfachen Preiskalkulation und Angebotskalkulation für Selbständige. Separate Vorlagen für Produktgeschäft und Dienstleistungen (Stundensatzkalkulator). Preis- und Angebotskalkulation für Selbständige. mehr Infos >>

Excel-Projektmanagement-Paket

Professionelle Excel-Vorlagen für Ihr Projektmanagement Dieses Vorlagen-Paket enthält insgesamt 9 verschiedene Excel-Dateien für die Projektplanung und das Projektmanagement. Alle Dateien sind einfach zu bedienen, können vom Nutzer beliebig angepasst werden. mehr Infos >>

Weitere Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

03_Liquiditaetstool.png
Dieses Excel-Tools bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig.
Mehr Informationen >>

Excel-Finanzplan-Tool PRO für Kapitalgesellschaften

Dieses Excel-Tool ist ein umfangreiches - auch von Nicht-Betriebswirten schnell nutzbares - integriertes Planungstool, welches den Nutzer Schritt-für-Schritt durch alle Einzelplanungen (Absatz- und Umsatz-, Kosten-, Personal-, Investitionsplanung etc.) führt und daraus automatisch Plan-Liquidität (Cashflow), Plan-Bilanz und Plan-GuV-Übersichten für einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren erstellt.
Mehr Informationen >>

Vorlage - Formular für Investitionsplanung, Investitionsantrag

PantherMedia_Prakasit-Khuansuwan_400x299.jpg
Dieses Excel-Tool bietet Ihnen Muster-Formulare für die Steuerung von Investitionen/ Anlagenbeschaffungen in einem Unternehmen. Es sind es sind Vorlagen zu Investitionsplanung und Investitionsantrag enthalten.
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Skript Kostenrechnung

Umfassendes Skript für Studenten, Auszubildende und angehende Bilanzbuchhalter zu allen prüfungsrelevanten Themen aus der Kosten- und Leistungsrechnung als ebook im pdf-Format. Auf 163 Seiten wird alles zum Thema Kostenrechnung ausführlich und verständlich sowie mit vielen Abbildungen und Beispielen erläutert.

Themen:

- Kostentheorie
- Aufgaben und Systeme der Kostenrechnung
- Vollkostenrechnung
- Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)
- Plankostenrechnung
- Kurzfristige Erfolgsrechnung
- Prozesskostenrechnung
- Kalkulation im Handel

Zusätzlich zum Skript erhalten Sie umfangreiche Klausuraufgaben und Übungsaufgaben mit Lösungen! Preis 9,90 EUR Hier bestellen >>